Menguasai penulisan surat dinas adalah keterampilan penting dalam dunia profesional dan administrasi. Surat dinas berfungsi sebagai alat komunikasi resmi antarlembaga atau dalam satu instansi, sehingga memerlukan format, bahasa, dan etika yang baku. Artikel ini menyajikan kumpulan contoh soal menulis surat dinas yang komprehensif, dirancang untuk menguji pemahaman Anda tentang struktur, kaidah kebahasaan, dan tujuan penulisan surat resmi. Dengan berbagai jenis soal seperti pilihan ganda, isian singkat, uraian, dan menjodohkan, Anda akan diajak untuk berlatih mulai dari mengidentifikasi bagian-bagian surat, menganalisis kesalahan penulisan, hingga menyusun draf surat dinas yang efektif. Latihan soal ini sangat cocok bagi pelajar, mahasiswa, maupun profesional yang ingin meningkatkan kemampuan dalam korespondensi resmi. Setiap soal dilengkapi dengan jawaban dan pembahasan untuk memastikan Anda memahami konsep dengan baik dan dapat mengaplikasikannya dalam praktik nyata.
1. Bagian surat dinas yang berisi identitas lengkap instansi atau lembaga pengirim adalah…
- a. Kepala surat
- b. Nomor surat
- c. Perihal
- d. Alamat tujuan
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
2. Penulisan tanggal surat yang benar sesuai kaidah surat dinas adalah…
- a. Jakarta, 20 Mei 2024
- b. Jakarta 20 Mei 2024
- c. 20 Mei 2024 Jakarta
- d. Jakarta. 20 Mei 2024.
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
3. Fungsi utama dari nomor surat dalam surat dinas adalah…
- a. Sebagai kode arsip dan memudahkan pencarian
- b. Menunjukkan jumlah surat yang dikirim
- c. Memperindah tampilan surat
- d. Memberi informasi tentang pengirim
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
4. Bahasa yang digunakan dalam surat dinas harus bersifat…
- a. Baku, lugas, dan efektif
- b. Santai, akrab, dan personal
- c. Bertele-tele dan informatif
- d. Puitis dan ekspresif
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
5. Pernyataan yang tepat mengenai ‘Perihal’ dalam surat dinas adalah…
- a. Berisi pokok atau inti masalah surat
- b. Menunjukkan tanggal pembuatan surat
- c. Nama dan jabatan pengirim surat
- d. Daftar lampiran yang disertakan
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
6. Salam pembuka yang lazim digunakan dalam surat dinas adalah…
- a. Dengan hormat,
- b. Halo, apa kabar?
- c. Salam sejahtera,
- d. Assalamu’alaikum wr. wb.
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
7. Jika surat dinas memiliki lampiran, penulisan jumlah lampiran yang benar adalah…
- a. Lampiran: 1 (satu) berkas
- b. Lampiran: satu berkas
- c. Lampiran: 1 berkas
- d. Lampiran: berkas
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
8. Bagian surat dinas yang tidak ditemukan dalam surat pribadi adalah…
- a. Kop surat
- b. Tanggal surat
- c. Salam penutup
- d. Isi surat
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
9. Penulisan alamat tujuan yang benar untuk seseorang dengan jabatan adalah…
- a. Yth. Kepala Bagian Personalia PT Maju JayaJalan Merdeka No. 100, Jakarta.
- b. Kepada Yth. Kepala Bagian PersonaliaPT Maju JayaJalan Merdeka No. 100Jakarta
- c. Yth. Kepala Bagian PersonaliaPT Maju JayaJalan Merdeka No. 100Jakarta
- d. Untuk Bapak Kepala Bagian PersonaliaPT Maju JayaJalan Merdeka No. 100Jakarta
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
10. Fungsi tembusan pada surat dinas adalah…
- a. Memberitahukan pihak lain yang berkepentingan tentang isi surat
- b. Sebagai bukti pengiriman surat
- c. Menambah panjang surat
- d. Menulis ulang isi surat
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
11. Ciri khas surat dinas adalah…
- a. Menggunakan bahasa baku dan formal
- b. Menggunakan bahasa sehari-hari
- c. Bebas format dan gaya penulisan
- d. Tidak memerlukan tanda tangan
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
12. Surat dinas yang bertujuan untuk mengundang pihak tertentu menghadiri suatu acara disebut surat…
- a. Undangan
- b. Pemberitahuan
- c. Permohonan
- d. Keputusan
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
13. Berikut adalah salah satu tujuan penulisan surat dinas, kecuali…
- a. Menyampaikan kabar pribadi
- b. Memberikan instruksi atau perintah
- c. Meminta informasi resmi
- d. Mengumumkan suatu kebijakan
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
14. Ketika menulis isi surat dinas, sebaiknya menggunakan kalimat yang…
- a. Efektif, lugas, dan tidak ambigu
- b. Panjang, bertele-tele, dan puitis
- c. Singkat, padat, tetapi tidak jelas
- d. Mengandung banyak metafora
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
15. Penulisan ‘Nomor:’ pada surat dinas yang benar adalah…
- a. Nomor: 001/PT.ABC/V/2024
- b. No. : 001/PT.ABC/V/2024
- c. Nomor : 001/PT.ABC/V/2024
- d. Nomor. 001/PT.ABC/V/2024
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
16. Pihak yang biasanya menandatangani surat dinas adalah…
- a. Pimpinan atau pejabat yang berwenang
- b. Staf administrasi
- c. Siapa saja yang menulis surat
- d. Penerima surat
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
17. Apa fungsi ‘Perihal’ dalam surat dinas?
- a. Memberikan gambaran singkat tentang isi surat
- b. Menunjukkan tanggal surat dibuat
- c. Menjelaskan identitas pengirim
- d. Daftar dokumen yang dilampirkan
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
18. Surat dinas yang baik harus memiliki unsur…
- a. Koherensi dan kohesi
- b. Subjektivitas dan emosi
- c. Gaya bahasa sastra
- d. Cerita pribadi
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
19. Kesalahan umum dalam penulisan surat dinas adalah…
- a. Penggunaan singkatan tidak resmi
- b. Penggunaan ejaan yang benar
- c. Struktur yang runtut
- d. Kalimat yang efektif
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
20. Penulisan salam penutup yang tepat untuk surat dinas adalah…
- a. Hormat kami,
- b. Sampai jumpa,
- c. Salam hangat,
- d. Terima kasih banyak,
Kunci Jawaban:
Penjelasan: undefined
Penjelasan: undefined
21. Sebutkan minimal tiga bagian utama dari kepala surat (kop surat) dinas!
Kunci Jawaban: Nama instansi/lembaga, Alamat lengkap instansi, Nomor telepon, Faksimile, Alamat email, Logo instansi.
22. Mengapa penggunaan bahasa baku sangat penting dalam penulisan surat dinas?
Kunci Jawaban: Bahasa baku menunjukkan profesionalisme, menghindari kesalahpahaman, dan menjaga kredibilitas instansi karena surat dinas bersifat resmi dan mengikat.
23. Jelaskan perbedaan mendasar antara surat dinas dan surat pribadi dari segi tujuan penulisan!
Kunci Jawaban: Surat dinas ditulis untuk keperluan resmi antar instansi atau dalam instansi dengan tujuan formal (misal: pemberitahuan, permohonan, instruksi), sedangkan surat pribadi ditulis untuk keperluan personal atau kekeluargaan dengan tujuan non-formal.
24. Apa fungsi dari ‘tembusan’ dalam surat dinas?
Kunci Jawaban: Tembusan berfungsi untuk memberitahukan atau mengirimkan salinan surat kepada pihak-pihak lain yang juga memiliki kepentingan atau relevansi dengan isi surat tersebut, selain penerima utama.
25. Bagaimana cara menulis ‘Perihal’ yang efektif dalam surat dinas?
Kunci Jawaban: Perihal ditulis secara singkat, padat, jelas, dan menggambarkan inti pokok surat. Hindari kalimat yang terlalu panjang atau ambigu.
26. Jelaskan secara rinci struktur lengkap surat dinas, mulai dari kepala surat hingga tembusan, beserta fungsi dari setiap bagiannya!
Kunci Jawaban: Struktur lengkap surat dinas meliputi: 1. Kepala Surat (Kop Surat): Berisi nama, alamat, nomor telepon, email, dan logo instansi pengirim. Fungsinya sebagai identitas resmi pengirim. 2. Tanggal Surat: Menunjukkan kapan surat dibuat. Fungsinya sebagai informasi waktu dan arsip. 3. Nomor Surat: Kode unik untuk setiap surat keluar. Fungsinya untuk pengarsipan, identifikasi, dan memudahkan pelacakan. 4. Lampiran: Informasi tentang dokumen lain yang disertakan bersama surat. Fungsinya untuk memberi tahu penerima tentang adanya dokumen tambahan. 5. Perihal: Pokok atau inti masalah surat. Fungsinya sebagai ringkasan isi surat agar penerima langsung mengetahui tujuannya. 6. Alamat Tujuan: Nama dan alamat penerima surat. Fungsinya untuk memastikan surat sampai ke pihak yang dituju. 7. Salam Pembuka: Kata sapaan formal. Fungsinya sebagai pembuka komunikasi yang sopan (contoh: Dengan hormat,). 8. Isi Surat: Bagian utama yang menyampaikan maksud dan tujuan surat. Harus lugas, efektif, dan baku. 9. Salam Penutup: Kata penutup formal. Fungsinya mengakhiri komunikasi dengan sopan (contoh: Hormat kami,). 10. Nama dan Tanda Tangan: Identitas penanggung jawab surat. Fungsinya sebagai legitimasi dan pertanggungjawaban. 11. Nama Jabatan: Jabatan penanggung jawab. 12. Tembusan: Daftar pihak lain yang menerima salinan surat. Fungsinya untuk informasi atau koordinasi antarpihak terkait.
27. Anda diminta untuk menulis surat dinas pemberitahuan mengenai perubahan jadwal rapat rutin bulanan di kantor. Buatlah draf surat tersebut dengan format yang benar, lengkap dengan semua bagian pentingnya. Asumsikan pengirim adalah Bagian Sekretariat PT Maju Bersama, penerima adalah seluruh Kepala Divisi, dan tanggal surat hari ini.
Kunci Jawaban: PT MAJU BERSAMAJalan Raya Abadi No. 123Jakarta PusatTelp. (021) 1234567, Fax. (021) 7654321Email: info@majubersama.co.idJakarta, 20 Mei 2024Nomor : 005/PBT/MB/V/2024Lampiran : -Perihal : Pemberitahuan Perubahan Jadwal Rapat Yth. Bapak/Ibu Kepala DivisiPT Maju Bersamadi tempatDengan hormat,Sehubungan dengan adanya agenda mendesak dari Direksi, bersama surat ini kami memberitahukan bahwa jadwal Rapat Rutin Bulanan yang seharusnya dilaksanakan pada:Hari, tanggal : Jumat, 24 Mei 2024Waktu : Pukul 09.00 WIBTempat : Ruang Rapat UtamaDiubah menjadi:Hari, tanggal : Selasa, 28 Mei 2024Waktu : Pukul 09.00 WIBTempat : Ruang Rapat UtamaDemikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.Hormat kami,Bagian SekretariatPT Maju Bersama(Tanda Tangan)(Nama Sekretaris)Tembusan:1. Direktur Utama2. Arsip
28. Analisis tiga kesalahan umum dalam penulisan surat dinas dan berikan contoh perbaikan untuk setiap kesalahan tersebut.
Kunci Jawaban: Tiga kesalahan umum dalam penulisan surat dinas dan perbaikannya:1. **Kesalahan Penggunaan Bahasa Tidak Baku:** Seringkali ditemukan penggunaan bahasa sehari-hari atau singkatan yang tidak resmi.Contoh Kesalahan: ‘Mohon segera diurusin suratnya.’Perbaikan: ‘Mohon segera ditindaklanjuti surat tersebut.’2. **Kesalahan Penulisan Alamat Tujuan:** Penulisan ‘Kepada Yth.’ atau penulisan gelar yang tidak konsisten.Contoh Kesalahan: ‘Kepada Yth. Bpk. Dr. Andi Wijaya.’Perbaikan: ‘Yth. Dr. Andi Wijaya’ (atau ‘Yth. Bapak Dr. Andi Wijaya’ jika ingin lebih lengkap, tanpa ‘Kepada’).3. **Kesalahan Penulisan Tanggal dan Nomor Surat:** Format penulisan tanggal yang tidak standar atau nomor surat yang tidak lengkap.Contoh Kesalahan: ’20/5/2024′ atau ‘Nomor: 001/2024’.Perbaikan: ‘Jakarta, 20 Mei 2024’ dan ‘Nomor: 001/PT.ABC/V/2024’ (sesuai format baku instansi).
29. Bagaimana etika penulisan dan pengiriman surat dinas yang baik? Jelaskan pentingnya etika ini dalam menjaga citra dan profesionalisme suatu instansi.
Kunci Jawaban: Etika penulisan dan pengiriman surat dinas yang baik sangat penting untuk menjaga citra dan profesionalisme instansi. Etika ini meliputi:1. **Kesesuaian Format:** Mengikuti standar format surat dinas yang berlaku (kop surat, nomor, perihal, dll.).2. **Bahasa Baku dan Sopan:** Menggunakan bahasa Indonesia yang baku, lugas, efektif, dan menghindari kata-kata yang berpotensi menyinggung.3. **Ketepatan Informasi:** Menyampaikan informasi yang akurat, jelas, dan tidak ambigu.4. **Tanda Tangan dan Jabatan:** Surat harus ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dan mencantumkan nama serta jabatannya.5. **Ketepatan Waktu:** Mengirim surat sesuai batas waktu yang ditentukan atau sesegera mungkin jika bersifat mendesak.6. **Pengarsipan:** Menyimpan salinan surat untuk keperluan arsip dan bukti.Pentingnya etika ini adalah untuk:1. **Membangun Kredibilitas:** Menunjukkan bahwa instansi beroperasi secara profesional dan terorganisir.2. **Menghindari Kesalahpahaman:** Bahasa yang jelas dan format yang benar meminimalisir interpretasi ganda.3. **Menciptakan Hubungan Baik:** Komunikasi yang santun dan etis membantu menjaga hubungan baik dengan pihak eksternal maupun internal.4. **Legalitas:** Surat dinas seringkali memiliki kekuatan hukum, sehingga penulisan yang etis dan benar menjamin validitasnya.
30. Diskusikan perbedaan antara surat dinas internal dan eksternal, serta berikan contoh penggunaannya dalam konteks organisasi.
Kunci Jawaban: Surat dinas dapat dibedakan menjadi surat dinas internal dan eksternal berdasarkan tujuan dan penerimanya:1. **Surat Dinas Internal:**Adalah surat yang ditujukan untuk komunikasi di dalam satu lingkungan instansi atau organisasi. Tujuannya untuk koordinasi, instruksi, pemberitahuan, atau permohonan antar unit, departemen, atau individu dalam instansi yang sama.Contoh Penggunaan: Surat edaran dari Direksi kepada seluruh karyawan tentang kebijakan baru, surat memo dari Kepala Divisi A kepada Kepala Divisi B untuk koordinasi proyek, surat pemberitahuan rapat antar departemen.2. **Surat Dinas Eksternal:**Adalah surat yang ditujukan untuk komunikasi dengan pihak di luar instansi atau organisasi. Tujuannya untuk menjalin hubungan, menyampaikan informasi, melakukan permohonan, atau memberikan tanggapan kepada instansi lain, perusahaan lain, atau individu di luar organisasi.Contoh Penggunaan: Surat undangan kerja sama kepada perusahaan lain, surat permohonan izin kepada pemerintah daerah, surat penawaran produk kepada calon klien, surat balasan dari instansi ke masyarakat.Perbedaan utamanya terletak pada lingkup penerima dan formalitasnya. Surat internal mungkin sedikit lebih fleksibel dalam beberapa aspek (tergantung budaya organisasi) dibandingkan surat eksternal yang harus selalu sangat formal dan representatif karena membawa nama baik instansi ke luar.
31. Jodohkan bagian surat dinas di kolom kiri dengan fungsinya di kolom kanan.
Cocokkan pernyataan berikut:
- Kop Surat — (…)
- Perihal — (…)
- Nomor Surat — (…)
- Lampiran — (…)
- Tembusan — (…)
Kunci Jawaban:
- Kop Surat = Identitas resmi pengirim
- Perihal = Pokok masalah surat
- Nomor Surat = Kode pengarsipan surat
- Lampiran = Informasi dokumen tambahan
- Tembusan = Pihak lain yang diberi salinan
32. Jodohkan istilah penulisan di kolom kiri dengan pengertiannya yang tepat di kolom kanan.
Cocokkan pernyataan berikut:
- Baku — (…)
- Lugas — (…)
- Efektif — (…)
- Koherensi — (…)
Kunci Jawaban:
- Baku = Sesuai kaidah kebahasaan resmi
- Lugas = Langsung pada inti, tidak bertele-tele
- Efektif = Mencapai tujuan komunikasi dengan tepat
- Koherensi = Keterkaitan antar kalimat atau paragraf